¿Qué es una Addenda y cómo funciona?

Muchos clientes y grandes proveedores solicitan agregar información adicional a sus facturas electrónicas. Si no sabe ¿Qué es una Addenda y cómo funciona? no podrá cumplir con esta exigencia y es posible que pierda una venta. Por eso a continuación le explicamos desde MasAdmin.net todo lo que debe saber sobre este complemento tan importante en el ámbito comercial en México.

¿Qué es una Addenda?

La Addenda en un complemento con información no fiscal que puede incorporar a las facturas electrónicas. Este incluye información adicional de aspectos comerciales, logísticos, administrativos u operativos.

Los datos de la Addenda no se consideran en el proceso de validación de comprobantes digitales. Dicha información se usa principalmente con fines comerciales o para mejoras en la administración interna de la empresa del receptor de la factura.

La información que incluya en este complemento depende de lo solicitado por el cliente. Y al no ser requerida por el SAT y no tener validez fiscal, no afecta de ninguna forma a los impuestos que pagará el emisor de la factura.

Las Addendas pueden contener información de aspectos comerciales, logísticos y de operación como lo mencionamos. Algunos de los datos que se colocan con frecuencia son:

• Número de serie del producto
• Especificaciones de la sucursal en que se realizó la compra
• Fechas de envío y recepción del producto
• Condiciones de almacenamiento del producto
• Últimos números de cuenta de una tarjeta de debito, crédito o monedero electrónico
• En el caso de los CFDI de nómina se colocan detalles de descuentos que no se especificaron en el CFDI.
• En los CFDi de complemento de pago se información del pago que se realizará posteriormente

¿Cómo funcionan la addenda?

La addenda es un complemento que se integra al archivo XML de la factura electrónica o CFDI. La información que contiene puede leerse por medio de los sistemas de las empresas que la solicitan. Pero no es posible visualizarla en la versión impresa o física de la factura.

Las empresas que requieren este complemento con mayor frecuencia son las grandes cadenas comerciales, distribuidoras, empresas automotrices y algunas de retail. Esto es porque tienen una organización interna compleja y manejan grandes volúmenes de producto.

Es importante mencionar que el cliente o receptor es el que especifica la información que se incluirá en la addenda y como estará estructurada.

Para integrarla a un CFDI debe configurar el sistema de facturación y agregar los datos en los campos respectivos. También puede hacerlo directamente desde el portal del SAT. Para esto acceda al sitio web, haga clic en la opción “integrar addenda” y posteriormente a “Integrar”.

Recuerde que no es un requisito obligatorio. Por lo que no todas las empresas requieren de este complemento. Solo debe generar y agregar la addenda en caso de que el cliente la solicite. Si no es capaz de cumplir con esta exigencia del cliente, la venta podría ver afectada de forma negativa.

Beneficios de incluir la addenda

Una de los grandes beneficios de agregar addendas a los CFDi´s es que permite adjuntar todos los datos adicionales que requiera el cliente. Esto facilita el envió de información y le permite a la empresa solicitante tener todos los datos disponibles para procesar pedidos, realizar pagos a proveedores de forma eficiente y mejorar el control de los procesos internos.

El uso de este complemento elimina el envío de documento paralelos a la factura. Además, facilita la automatización de procesos y mejora la eficiencia de los mismos.

Si cuenta con un buen sistema de gestión o facturación puede automatizar el procesos para la elaboración de addendas. Esto reduce el tiempo de facturación, disminuye los errores humanos y facilita el procesamiento de pagos.

Incluir la addenda solicitada le permite construir una mejor relación con los clientes, ya que les ayuda a optimizar sus procesos comerciales. No cumplir que este requerimiento de granes empresa podría generarle problemas para realizar ventas.

Saber qué es una Addenda y cómo funciona le permitirá incluirla y cumplir con este requerimiento sin problemas cuando sus clientes la soliciten. En MasAdmin ERP Web puedes colocar este y otros complementos fácilmente y realizar facturación de manera automática. Contáctanos para más información.