Orden de compra: Guía para principiantes

Optimiza la gestión de tu negocio usando la orden de compra, el documento comercial que asegura tus transacciones con proveedores. En este post te explicamos qué es, cómo funciona su ciclo de aprobación y porque es tan importante para tu empresa.

¿Qué es una orden de compra y cómo funciona?

La orden de compra es un documento comercial formal que emite el comprador al proveedor con el fin de solicitar productos o servicios planteando las condiciones específicas de la transacción. En este se detalla cantidades, precios, plazos de entregas e incluso condiciones de pago.

Funciona como un compromiso inicial de compra y respaldo legal para ambas partes antes de que se produzca la facturación. Es de gran ayuda para gestionar el inventario de una ecommerce y tiendas físicas así como los presupuestos.

Diferencia entre orden de compra y factura

La principal diferencia de ambos documentos es su finalidad. La orden de compra la emite el comprador para solicitar bienes o servicios, es decir, es una promesa de pago. Mientras que la factura la emite el vendedor y es la exigencia formal de cobro.

Otro aspecto que los diferencia es el momento de emisión. Una orden de compra se realiza antes de la entrega del producto y la factura durante o después de la transacción.

Por otro lado, las órdenes de compra no generan deudas en la contabilidad, mientras que las facturas registran una cuenta por pagar para el cliente y una cuenta por cobrar para el proveedor.

¿Qué incluye una orden de compra?

• Datos del comprador: RFC, dirección fiscal, correo electrónico, teléfono y otros datos relevantes.
• Datos del proveedor: Nombre de la empresa proveedores y RFC, correo electrónico, numero de contacto, dirección.
• Datos de control y seguimiento: numero de orden, fecha de emisión, fecha de entrega o limite para entregar la mercancía.
• Detalles de producto o servicio: descripción básica del producto o servicio, código, cantidad y precio unitario.
• Impuestos aplicables: IVA, tasas locales o aranceles correspondientes dependiendo del producto o servicio.
• Subtotal y total: suma del costo de todos los productos antes de aplicar impuestos y luego monto neto final.
• Términos de pago: Plazos pautados para pagar la deuda.
• Métodos de pago: Forma en que se realizará el pago, puede ser transferencia, efectivo u otras.
• Dirección y método de envío: dirección donde se entrega la mercancía, costo y método de transporte.
• Firmas autorizadas: firma digital o manuscrita del responsable de compras.

Cómo es el proceso para crear orden de compra

Para emitir una orden de compra por lo general se cumplen los siguientes pasos:

• Primero es necesario identificar los insumos o servicios que la empresa, área o departamento necesita.
• Posteriormente se emite la solicitud de compra y se envía al departamento encargado de aprobar el presupuesto.
• Una vez que aprueben la solicitud internamente se envía la orden de compra oficial al proveedor.
• El proveedor evalúa las condiciones. En caso de ser viables, acepta los términos establecidos y envía la mercancía o presta el servicio cumpliendo lo establecido.
• El cliente verifica la finalización del servicio o recibe la mercancía. A continuación, el proveedor envía una factura al cliente para el pago.
• Por último, el departamento de cuentas por pagar realiza una conciliación y si esta conforme con los insumos o el servicio hace el pago correspondiente.

Tipos de ordenes de compra

• Estándar (PO): es el mas común. Se usa para compras únicas donde ya se conocen los detalles de la transacción.
• Planificada (PPO): Se usa para compras recurrentes. Se prevén compras futuras, conociendo los artículos, cantidades y precios pero nolas fechas de entrega exactas.
• Global o abierta: Es ideal para compras repetitiva. Se realiza un acuerdo con el proveedor para realizar varios pedidos pequeños bajo un mismo contrato en un periodo determinado.
• Por contrato: es una manera de formalizar la relación comercial entre comprador y proveedor a largo plazo. Se establecen los términos y condiciones antes de realizar cualquier orden de compra.

Para realizar orden de compra de forma rápida que posea toda la información necesaria te recomendamos usar un sistema ERP como MasAdmin ERP Web. Contáctanos y te enviamos toda la información.