Archivo XML de una factura: qué es y para qué sirve

Si manejas un negocio o debes declarar impuestos, conocer diferentes aspectos de la facturación electrónica en México es indispensable. Hoy te explicamos qué es el archivo XML de una factura, para qué sirve y cómo obtenerlo de forma rápida y sencilla.

¿Qué es el XML de una factura?

El XML (Extensible Markup Language) es un lenguaje informático basado en texto, diseñado para almacenar, transportar y presentar datos de manera en que sea legible para maquinas y sistemas.
Entonces el XML de una factura en México se define como un archivo digital que contiene información estructurada y detallada de una factura electrónica o CFDI.

El formato de archivo cumple con los requisitos o estándares establecidos por el SAT y las autoridades mexicanas. Y es obligatorio para autentificar el comprobante fiscal.

Características

• Formato estándar: Los archivos siguen la estructura establecida por el SAT y autoridades.
• Datos esenciales: Contiene datos obligatorios como RFC del emisor y receptor, conceptos, total de la transacción, impuestos, dirección fiscal y otros.
• Firma electrónica: para que el archivo sea válido la factura debe estar firmada por un PAC y la FIEL del emisor
• Timbrado: El archivo XML es enviado a un PAC para que lo timbren y cumpla con el proceso de validación de facturas ante las autoridades competentes.

¿Para qué sirve el XML de una factura?

El archivo XML de las facturas tiene múltiples usos, tanto para el emisor, como para el receptor. Algunos de ellos son:

• Validar una factura: Ya que contiene la información fiscal obligatoria y la firma electrónica el SAT, verifica la autenticidad de la factura
• Cumplir con los requisitos fiscales obligatorios: el archivo XML de las facturas es obligatorio para realizar deducciones fiscales y presentar la contabilidad.
• Facilita el intercambio de información: Los archivos XML de una factura permiten a las empresas tener procesos de facturación y gestión más automatizados. Ademas permiten el intercambio seguro de información entre clientes, proveedores y autoridades fiscales.
• Facilita la gestión fiscal: este formato le permite a las empresas cumplir con sus obligaciones fiscales. El XML es el archivo válido ante el SAT para acreditar una transacción comercial.
• Importante en auditorias: Si el SAT selecciona tu negocio para hacer una revisión, debes presentar los XML´s para verificar las operaciones realizadas. De lo contrario puedes ser multado.

Cómo descargar el archivo XML de una factura

Existen dos formas de descargar el archivo XML de tus facturas:

• Usando un sistema que te permita facturar como MasAdmin ERP Web.
• Accediendo al portal oficial del SAT.

Desde un sistemas ERP o software de facturación el proceso es muy sencillo. Seguramente con hacer clic en un botón obtendrás la factura en el formato que desees.

Pero para descargar XML de una factura desde el SAT sigue los siguientes pasos:

• Selecciona la opción “Facturación”
• Dirígete al apartado “Mis facturas” e ingresa los datos de acceso correspondientes
• Busca la factura ya emitida que te interese. Una vez que la encuentres selecciónala y haz clic en el botón “Descargar XML”.
• Te recomendamos revisar que el archivo tenga la extensión .xml

Relación entre XML y PDF

Las facturas en PDF y archivo XML son dos formatos diferentes en los que se presenta los CFDI´s.
El archivo XML contiene la información y datos estructurados y está diseñado para que solo los sistemas informáticos puedan leerlo. Además, es el formato que el SAT elige para la validación de las facturas.

Por otro lado, el PDF es la representación gráfica de la factura o de la información que contiene el archivo XML. A pesar de que no tiene validez fiscal ante el SAT, es un formato que facilita la lectura de los datos.

Un sistema ERP puede ayudarte a obtener de forma automática el archivo XML de una factura. Asi como generarla otros documentos como tickets, cotizaciones y muchos más. Contáctanos para conocer más sobre MasAdmin ERP web y sus funciones.