Principales funciones de un sistema de gestión empresarial
julio 6, 2023
El avance de la tecnología ha permitido crear softwares que faciliten y mejoren la organización y el análisis de datos de las empresas. De esta forma se han vuelto más productivas y han aumentado la satisfacción de sus clientes. En MasAdmin.net tenemos años de experiencia desarrollando estas herramientas. Por eso le explicamos las principales funciones de un sistema de gestión empresarial con detalle.
Tipos de softwares de gestión para empresas
Existen diversos tipos de programas o sistemas de gestión que pueden utilizar las empresas dependiendo de sus necesidades y objetivos. Los principales son:
Sistema de gestión empresarial o ERP
Los sistemas de planificación de recursos empresariales mejor conocidos como ERP son uno de los más importantes y completos. Están diseñados para abarcar múltiples áreas de la empresa, desde compras, ventas y producción hasta recursos humanos, marketing y otras. De esta forma mejora la productividad y garantiza una gestión integral de la misma.
Los softwares ERP por lo general están relacionados con los CRM. Al trabajar en conjunto se obtienen mejores datos y resultados principalmente en las áreas de venta y mercadeo. También es de gran ayuda para mejorar la satisfacción de los clientes y la relación de la empresa con estos. Este tipo de integración le permite disfrutar de un mayor número de ventaja de contrata un sistema de gestión por internet.
Sistema de gestión comercial o CRM
Los programas de gestión comercias o CRM priorizan las relaciones con los clientes. Se usan principalmente para mejorar las operaciones de las áreas relacionadas con la comercialización, clientes y ventas. Por ejemplo, gestionar la información de los clientes, los productos o servicios vendidos, stock, planificación de citas, entrega de presupuestos, generación de ofertas y mucho más.
Es común que los softwares CRM o de gestión de las relaciones con los clientes y los de gestión empresarial se integren en un solo sistema o paquete para lograr una gestión integral de la empresa.
Softwares de gestión documental
Los softwares de gestión documental tienen como función principal organizar y permitir encontrar de forma sencilla la documentación y ficheros de la empresa. Son muy utilizados en bibliotecas y oficinas administrativas.
Muchos de los sistemas de gestión empresarial cuentan con funciones de gestión documental dentro de sus herramientas.
Principales funciones de un sistema de gestión empresarial
Los programas de gestión empresarial deben contar con un amplio abanico de funciones, algunas de las más importantes y básicas son:
Gestión de clientes
Un sistema de gestión para empresas debe contar con diferentes opciones para gestionar de forma completa y segura los clientes y su información. Esto incluye registro, facturación, seguimiento de cobro, historial o estados de compras, reclamos y mucho más.
Gestión de ventas
Este tipo de herramientas de gestión empresarial permite llevar un seguimiento de los procesos de ventas que no han concluido. Es decir, el sistema debe mostrar las distintas etapas en las que se encuentran las respectivas ventas. Estas van desde que se genera la oportunidad, pasando por la cotización, facturación, entrega del producto o servicio y la liquidación de la operación.
Nómina y contabilidad
Los sistemas de gestión por internet deben contar con diferentes módulos, secciones o herramientas que se conecten de forma directa o indirecta con la sección de contabilidad y nómina. De esta manera es posible que los comercios realicen la facturación electrónica de forma correcta y cumpliendo con las normativas vigentes, lo que a su vez permite que los documentos cuenten con la firma electrónica correspondiente.
Esta función también es necesaria para generar los documentos contables requeridos por el SAT y realizar de forma más eficiente procesos de cobranza. Así como mejorarla gestión de cuentas por pagar y por cobrar, calcular impuestos de forma automática y mucho más.
Informes, reportes y análisis
Analizar y evaluar las actividades que se llevan a cabo dentro de la empresa es fundamental para detectar deficiencias y lograr objetivos establecidos. Por eso una de las ventajas de contratar un sistema de gestión comercial o empresarial es que proporcionan informes detallados de los procesos comerciales y la relación que tienen estos con los clientes.
Algunos de los reportes más relevantes que debe ofrecer un buen sistema de gestión son aquellos relacionados con el área de ventas, por ejemplo, el de ventas mensuales, facturas por clientes y otros. También los de cuentas por pagar y cuentas por cobrar, compras, gastos mensuales, movimientos por artículos y existencias por almacén.
Manejo de inventario
Los softwares ERP permiten llevar una mejor gestión y administración del inventario. Puede dar de alta múltiples productos y servicios, conocer las existencias y ubicación de los mismo, colocar alertas para realizar pedidos de productos faltantes, darle seguimiento a determinados artículos y muchos más. Todo esto lo ayuda a facilitar y optimizar los procesos logísticos de su empresa.
Agenda electrónica
La agenda permite organizar, programar y darles seguimientos a determinadas citas, tareas y otros acontecimientos importantes.
Incluso existen algunos sistemas de gestión empresarial como MasAdmin ERP Web que permiten establecer alertas. Al activar esta opción se envían correos electrónicos a los usuarios determinados recordando las tareas respectivas.
El sistema de gestión puede tener más o menos funciones, esto depende de distintos factores como, proveedor, tipo de software que escoja y el plan que contrate. Por eso siempre debe asesorarse por expertos antes de escoger un programa de gestión.
Conocer las principales funciones de un sistema de gestión empresarial es indispensable si esta en busca de uno para su empresa. Contáctenos si desea conocer los planes y beneficios que ofrece MasAdmin ERP Web.
