¿Cómo cancelar una factura electrónica?

La emisión de facturas a los clientes es uno de los procedimientos financieros o administrativos más comunes en las empresas y negocios. Hay situaciones en las que dicho documento debe cancelarse, anularse o renovarse. Desde MasAdmin ERP Web le explicamos cómo cancelar una factura electrónica correctamente.

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Motivos de cancelación de facturas

La cancelación de facturas electrónicas es un proceso que se realiza en distintas situaciones. Pero es importante que conozca cómo diferenciar entre ticket y factura antes de realizarlo.

También es necesario especificar ante el SAT el motivo por el cual se realiza esta acción. Para esto se creó un catálogo con los motivos de cancelación válidos ante las autoridades. Estos son:

• Comprobante emitido con errores con relación: Aplica cuando la factura emitida posee un error en datos como clave del producto, descuento, información del cliente u otros y es necesario sustituirla o generarla nuevamente.
• Comprobante emitido con errores sin relación: Este motivo aplica cuando la factura generada tiene algún error en sus datos. Pero no es necesario sustituirla o relacionarla con otra factura.
• No se llevó a cabo la operación: Aplica cuando se emitió una factura, pero la operación comercial no se concretó.
• Operación nominativa relacionada en una factura global: Aplica cuando el receptor o cliente solicita una factura nominativa. Esto sucede cuando se realiza una venta y se incluye en la factura global de operaciones con el público en general.

¿Cómo cancelar una factura electrónica?

Si emplea un sistema de facturación o un software ERP, cancelar facturas es muy sencillo. Solo deberá completar el motivo de cancelación dar un par de clics y listo. En este caso es importante que el programa cumpla con los requisitos establecidos y esté certificado por las instituciones correspondientes.

Pero si desea realizar la cancelación de facturas directamente por el sistema SAT debe seguir una serie de pasos. Se los explicamos a continuación.

Enviar la solicitud de cancelación

Si se pregunta ¿Cuál es el procedimiento para cancelar una factura electrónica?, lo primero que debe hacer es acceder al portal oficial del SAT ingresando su RFC y contraseña.

Luego diríjase a la sección de “Facturación” y seleccione la opción “Solicitar cancelación”.
A continuación, seleccione la factura que desea cancelar y verifique que cumpla con alguno de los motivos cancelación establecidos por el SAT. Luego puede generar la solicitud.

Aceptación de solicitud de cancelación

Una vez generada la solicitud de cancelación de CFDi. Se envía al receptor de la factura por medio de correo electrónico. Este tiene 72 horas hábiles para aceptar o rechazarla. Si la solicitud no se contesta en este tiempo, se aprueba de forma automática por lo que la factura se cancela.

Si el receptor acepta la solicitud la factura cambia su estatus a “Cancelada”. En este caso el sistema te enviará un correo electrónico indicando que se ha cancelado el CFDi correctamente. Por otro lado, si la rechaza esta seguirá “Vigente”.

También existen algunos casos en los que la factura se cancela de forma automática sin intervención del receptor. Algunos de ellos son:

• Cuando los CFDI emitidos que amparan ingresos por hasta $1,000.00 pesos mexicanos.
• Las operaciones se hacen al público en general.
• Las facturas son emitidas a residentes en el extranjero.
• El CFDi es emitido por traslado, egreso o por concepto de nómina u honorarios.
• Cuando la cancelación se solicita el día siguiente de que se expidió la factura.

¿Cuándo no se puede cancelar un CFDi?

Existen algunas condiciones o situaciones en las que no se puede anular una factura. Estas son:

• Cuando se usó para una declaración de impuestos
• Si ya han pasado más de tres días desde su fecha de emisión o recepción
• En caso de que el SAT haya solicitado la revisión o auditoría de la factura
• Cuando la factura se emite por un tercero no autorizado

¿Cómo es la Multa por cancelar facturas?

Las multas por cancelar facturas van desde el 5% hasta el 10% del monto de cada comprobante; varía dependiendo del caso. Estas se originan cuando se elimina una factura fuera del ejercicio fiscal o que no cumpla con las condiciones establecidas.

Otro motivo de multa es emitir una factura con errores y no cancelarla. Por eso le recomendamos estar muy atento y evitar problemas con el SAT.

Saber cómo cancelar una factura electrónica le ayudará a evitar problemas fiscales en caso de que sus CFDi tengan errores o no se haya concretado la operación. En MasAdmin ERP Web el proceso de facturación y cancelación de documentos es muy sencillo. Contáctenos para conocer más sobre este sistema de gestión para empresas.