¿Cuáles son las funciones de la gestión de compras?

La adquisición de bienes y servicios es una actividad fundamental en cualquier empresa. Para garantizar que los procesos relacionados con esta tarea se realicen de forma eficiente y optima, debe conocer cuáles son las funciones de la gestión de compras. En MasAdmin ERP Web le explicamos todo sobre este tema.

¿Qué es la gestión de compra?

La gestión de compras incluye todos los procesos y actividades que se realizan para adquirir bienes y servicios necesarios para realizar procesos o garantizar el buen funcionamiento de una organización.

Una buena gestión abarca desde la detección de necesidades internas, aprobación de las órdenes de compra y relación con proveedores, hasta la recepción y revisión de mercancía. Gracias a ella puede garantizar el abastecimiento de los recursos en la empresa.

En la actualidad la tener una buena gestión o estructura de compras es indispensable para mejorar las relaciones con proveedores, evitar excesos o falta de inventario, mejorar tiempos de entrega y mucho más. También es es una de las formas de mejorar el control de producción de la empresa, la atención al cliente y otros aspectos

¿Cuáles son las funciones de la gestión de compras?

Los ciclos de compras están compuestos por múltiples tareas y procesos que deben ser organizados y evaluados para sacar el mayor provecho.

Por eso es importante que conozca las funciones de la gestión de compras. Algunas de las más importantes son:

Generar solicitudes y órdenes de compra

Las solicitudes de compra es un documento que se usa de forma exclusiva en el interior de una empresa o negocio. Se emplea para requerir a la gerencia la adquisición de bienes, servicios o productos determinados de manera formal.

En las solicitudes de compra por lo general se refleja la fecha de solicitud, producto, bien o servicio, descripción del artículo, cantidad y precio. Esto varía dependiendo de cada empresa.

Si la solicitud es aprobada se procede a realizar una orden de compra. Esta es un tipo de contrato en donde el comprador se compromete a pagar los bienes o servicios que le proporcionará el proveedor correspondiente. También contiene información detallada sobre las necesidades del comprador y condiciones de pago.

Selección y seguimiento de proveedores

La gestión de compras se encarga de buscar, identificar y evaluar a los proveedores. De esta forma garantizan tener suministros en el momento que se requieran. Y que cumplan con las necesidades y condiciones de la empresa.

Una vez que los proveedores son seleccionados se les da seguimiento para evaluar su rendimiento y comprobar el cumplimiento de los compromisos establecidos.

Recepción e inspección de artículos

Cuando se realiza la recepción de bienes o artículos es necesario que los encargados de gestión de compras realicen una inspección o revisión de los mismos. Así se aseguran de que se encuentren en buen en estado, sean las partidas indicadas y cumplan con todas condiciones previamente establecidas con el proveedor.

Es una parte muy importante dentro del ciclo de compra. Además, brinda información para evaluar a los proveedores.

Aprobación de facturas

La gestión de compra también incluye la liquidación y aprobación de facturas. Pero para esto es importante que el proveedor haya cumplido con todas las condiciones de la organización.

Consejos para mejorar la gestión de compras

Gracias a una buena gestión de compras puede garantizar que su negocio, empresa u organización siempre cuente con los recursos necesarios. Por eso es importante que siempre busque mejora constante en los procesos relacionados con esta.

A continuación, le damos algunos consejos que le servirán para mejorar la gestión de compras:

• Diseñe una estrategia de compra: Debe definir una estrategia de compra considerando aspectos como la seguridad de la fuente de suministro, complejidad, impacto en la empresa, eficiencia y otros. Si se pregunta ¿Cuál es la importancia de un plan de compras?, es este el que le ayudará a realizar compras más efectivas, mejorar la productividad, cumplir con los tiempos de entrega y mucho más.
• Genere buena relación con proveedores: El equipo de compra debe encargarse se seleccionar buenos proveedores, lograr acuerdos que beneficien a ambas partes y crear una buena relación con estos. Así garantiza un mejor desempeño. Una forma de gestionar las relaciones con proveedores es mediante un sistema ERP. Este le permite
• Compre a varios proveedores: Al comprar a varios proveedores los mismos productos reduce riesgos de desabastecimiento.

Para optimizar las áreas de su empresa es indispensable que conozca las funciones de la gestión de compras. Así comprenderá lo importante que es contar con un sistema como MasAdmin ERP Web para automatizar y tener mayor control de todos los procesos de compras. Puede obtener una prueba gratuita, con solo contáctarnos. Nuestro equipo atenderá su solicitud rápidamente.