¿Cuáles son los errores comunes en la facturación?

Si está notando baja en las ventas, rechazo de facturas por parte de los proveedores, falta de liquidez y otros inconvenientes en su negocio o empresa. Puede ser consecuencia de problemas en la facturación. Como desarrolladores de MasAdmin ERP Web queremos explicarle cuáles son los errores comunes en la facturación. Así podrá evitarlos o darles solución de forma rápida.

¿Quién debe facturar de forma obligatoria?

Una duda muy común, principalmente entre nuevos emprendedores y comerciantes es quiénes deben facturar de forma obligatoria. Según la ley, todas aquellas personas físicas morales con actividad empresarial están obligadas a emitir facturas fiscales.

El sector salud, instituciones financieras, personas físicas con ingresos por arredramiento y proveedores gubernamentales, también deben presentar factura.

Para pequeñas, medianas y grandes empresas, así como para independientes es importante cumplir con la facturación electrónica. De esta forma evitan sanciones fiscales y realizan sus operaciones de forma totalmente legal.

¿Cuáles son los errores comunes en la facturación?

Cuando las facturas se realizan de forma manual o con un sistema que no está actualizado ni optimizado. Hay una gran probabilidad de que surjan múltiples problemas y dificultades. Algunos de los errores más comunes en la facturación comercial son:

Enumeración equivocada en las facturas

Es común que las personas que no tengan ningún tipo de experiencia facturando cometan el error de enumerar las facturas sin ningún tipo de orden ni correlación. Esto no solo genera problemas con las organizaciones de regulación fiscal, sino también con los clientes.

La falta de una buena enumeración en el proceso de facturación incluso dificulta llevar la contabilidad de la empresa de forma eficiente.

Para evitar dichos problemas, lo ideal es que cuente con un sistema de facturación o tipo de software ERP. Estos le permitirán realizar los procedimientos de facturación de manera automática. Incluyendo la enumeración correcta de cada documento.

Indicar datos erróneos en la factura

Una de las Falla más comunes que sucede en la facturación, es que posean algún dato erróneo. Esto ocurre por lo general cuando el proceso se realiza de forma manual.

Los errores pueden cometerse en la transcripción de datos. Como por ejemplo, el nombre, razón social, dirección, correo electrónico, fecha de emisión, cargos e incluso en e cálculo del IVA. Suelen generar muchos problemas, ya que al tener información incorrecta o incompleta las facturas no se consideran válidas.

Una de las ventajas de contar con un sistema de gestión con facturación, es que el programa almacena todos los datos de los clientes. De esta forma en el momento en que los seleccione, su información se completa de forma automática.

No entregar las facturas en el plazo correspondiente

Lo ideal es que las facturas se expidan en el momento en que culmine la operación comercial o proyecto. Aunque muchas empresas permiten que las generen y envíen dentro de un plazo de 15 o 30 días.

Emitir y enviar facturas con retraso produce problemas de organización, tanto para la empresa como para el cliente. Recuerde que mientras más tarde en enviar las facturas, mayor será la espera para recibir los pagos correspondientes.

Olvidar guardar copias de seguridad de las facturas

Las facturas son documentos de vital importancia. Estas le permiten demostrar múltiples aspectos ante las autoridades y organismos fiscales. Por ejemplo, que ha realizado operaciones comerciales, declaración de gastos, que todos los cobros se han realizado cumpliendo con las normativas, entre otros.

Por otro lado, este documento actúa como una garantía en caso de que surja algún problema con el cliente. Es de gran ayuda para enfrentar reclamaciones.

Una forma segura y muy eficiente de hacer y guardar copias de seguridad de las facturas es digitalizándolas y usando un sistema ERP para el proceso. Este tipo de programas se configuran para que realicen las copias de seguridad de las facturas forma automática. Además las almacena de forma organizada y segura por un tiempo determinado.

Consejos para evitar errores en la facturación

Los problemas de facturación en una empresa generan graves consecuencias como problemas con el SAT. También retraso en los pagos de los clientes, devolución de facturas por parte de los proveedores y otros.

Para evitar cometer errores al momento de gestionar y emitir facturas, le recomendamos seguir los consejos que le damos a continuación:

• Utilice un software de facturación o sistema ERP: Para evitar errores en la facturación y automatizar procesos es importante que cuente con un sistema con funciones especializadas. De esta forma podrá disfrutar las ventajas de la facturación electrónica y dejar atrás.
• Establezca un proceso de revisión: Antes de enviar las facturas a sus clientes, estas deben pasar por un proceso de revisión, muy detallado. De esta forma detectará cualquier tipo de irregularidad.
• Manténgase atento con las actualizaciones en normas tributarias: Para que sus facturas sean totalmente validas deben cumplir con todas las normas tributarias. Por eso debe estar atento en caso de que se produzcan actualizaciones.

Saber cuáles son los errores comunes en la facturación y cómo afectan a su empresa lo ayudará a evitarlos o detectarlos y darles solución. Recuerde que con un sistema de gestión como MasAdmin ERP Web el proceso de facturación es automatizado y muy sencillo. Esto le ahorrara muchos dolores de cabeza. Contáctennos para recibir más información.