Validación de facturas: Qué es y cómo funciona

La validación de facturas electrónicas es un procedimiento obligatorio tanto para personas físicas como morales. Es necesaria para cumplir con exigencias legales, llevar una buena contabilidad y administración. En MasAdmin ERP Web le explicamos qué es, cómo funciona y la importancia de cumplir con el proceso.

¿Qué es la validación de facturas?

La validación de facturas electrónicas es un procedimiento que permite verificar que los comprobantes fiscales digitales por internet o CFDI, cumplen con todos los requerimientos especificados por el Servicio de Administración Tributaria SAT.

Es la forma en que los contribuyentes se aseguran de recibir o emitir facturas y comprobantes totalmente legales. Que además demuestran una transacción real.

La validación de comprobantes o facturas digitales es obligatoria. Y la deben realizar tanto personas físicas como morales o jurídicas.

Llevar a cabo este proceso evita que presente comprobantes falsos o inválidos al momento de realizar las declaraciones correspondientes. Además, es de gran ayuda para llevar mejor los registros contables y gastos.

Cuando una factura no pasa por el proceso de validación y resulta ser falsa o no cumple con los requerimientos exigidos. Se considera un delito fiscal y puede generar como consecuencia una sanción de 3 meses a 6 años de prisión. Esto varía dependiendo de cada caso.

¿Cómo funciona la validación de facturas?

Al ser emitidos los CFDI o comprobantes fiscales digitales por internet, se generan dos archivos. Un PDF que funciona como la representación impresa de comprobante y el archivo XML. Este último representa al comprobante en un código diseñado para que el sistema del SAT pueda leerlo, analizarlos y validarlo.

Al timbrar y validar la estructura XML el sistema también realiza otros procesos. Como revisa que la firma electrónica y el Certificado de Sello Digital (CSD) se encuentren vigentes.

Es importante mencionar que si cuenta con un sistema ERP para facturación todos estos procesos se realizan de forma automática.

Cómo saber si una factura es válida

Existen varias formas de como verificar la validez de una factura. A continuación, le explicamos las más utilizadas.

Por el sistema del SAT

Debe ingresar a la web oficial del SAT y posteriormente al apartado de factura electrónica verificacfdi.facturaelectronica.sat.gob.mx/. A continuación, coloque los datos que le solicitan como el folio fiscal, RFC del emisor y receptor.

Luego se mostrará la información correspondiente al CFDI. Tambien si el Sello Digital es válido y está aprobada por el SAT.

En caso de que no se muestre ningún tipo de información en pantalla significa que la factura no es válida.
Este procedimiento es efectivo, pero al realizarse de forma manual resulta muy tedioso.

Mediante un PAC

Las empresas y negocios por lo general recurren a un Proveedor Autorizado de Certificación mejor conocido como PAC. Este es una persona moral autorizada por el SAT que se encarga de generar y procesar las facturas y comprobantes asegurándose de que estos cumplan con los requerimientos establecidos.

El proceso para validar factura cfdi por medio de PAC se realiza de forma totalmente digital. Por lo que se analiza la estructura del archivo XML de los comprobantes que se generan de manera automática cuando se crea el archivo PDF en su sistema de gestión para su impresión.

¿Cómo ayuda un sistema de facturación ERP?

Los sistemas ERP son de gran ayuda para optimizar e integrar todos los procesos relacionados con la generación de facturas.

Permiten que realizar el timbrado de los comprobantes digitales de forma mucho más sencilla y automatizada. De esta forma las empresas y negocios garantizan que las facturas digitales sean válidas y que cumplan con los requisitos establecidos por el SAT.

Por otro lado, este tipo de softwares de gestión almacenan de manera organizada y segura los CFDI emitidos y recibidos por tiempo determinado. Guardar las facturas digitales es una de las recomendaciones para una declaración anual exitosa. Ya que pueden ayudarle a aclarar problemas con el SAT u otras instituciones.

Además, ofrecen la opción de enviar las facturas digitales automáticamente a los clientes por medio de correo electrónico.

Al conocer de qué trata la validación de facturas y que existen herramientas como MasAdmin ERP Web que facilitan el proceso. Realizarlo será mucho más sencillo. Si busca un sistema de facturación electrónica que además le ayude a gestionar su empresa contáctenos pare recibir más información.